Le dépôt électronique Sacem : comment déposer ses œuvres en ligne ?

1. Les œuvres concernées :

• Œuvres musicales avec paroles (éventuellement éditées) ;
• Œuvres musicales sans paroles (éventuellement éditées) ;
• Œuvres littéraires (éventuellement éditées) ;

Attention, ne sont pas (encore) concernées par ces dépôts électroniques : les œuvres avec arrangement, adaptation, œuvres avec auteur(s) et/ou compositeur(s) du domaine public, œuvres symphoniques, œuvres électro-acoustiques, un doublage/sous-titrage, une réalisation audiovisuelle, un billet d’humeur (chronique) ou un texte de présentation utilisé pour la première fois dans une émission de divertissement. Ces œuvres sont encore à déposer par courrier ou sur place avec les bulletins de déclarations adéquats, en version papier.

2. Les document(s) à fournir lors du dépôt [et format(s)] :

• Pour une œuvre musicale avec paroles : le fichier du texte des paroles [pdf] et le fichier son (contenant la version chantée de l’œuvre) [mp3 ou wav] ou la partition (avec le texte sous la portée) [pdf] ;
• Pour une œuvre musicale sans paroles : le fichier son [mp3 ou wav] ou la partition [pdf] ;
• Pour une œuvre littéraire : le fichier texte [pdf] ;
• si l’œuvre est éditée : le fichier [pdf] contenant les contrats de cession signés (signatures de tous les ayants droit figurant dans les contrats).

NB : La Sacem accepte également depuis juin 2019 les contrats de cession [pdf] signés électroniquement via certains prestataires tierces ([1]).

3. Les informations à connaître avant le dépôt :

Les emails, numéros de portable et adresses de tous les ayants-droit concernés par ce dépôt

4. La procédure :

N’importe quel ayant-droit de l’œuvre, qu’il soit auteur, compositeur ou éditeur, disposant d’un compte membre sur le portail sacem.fr et des informations et documents nécessaires au dépôt peut faire ce dépôt électronique.

Lorsque l’œuvre est éditée, c’est généralement l’éditeur qui se charge de ce dépôt (comme dans le cas de notre exemple ci-après)

• Connexion sur l’espace membre Sacem de l’AD déclarant

• Cliquer sur le lien « Déposer une œuvre en ligne », dans la partie « Mes œuvres », à droite de la page « Tableau de bord »

Une fois arrivé sur la page « Déclaration d’une œuvre », remplir les informations demandées puis valider en cliquant sur « Commencer la déclaration »

• Remplir les diverses informations et ajouter les fichiers demandés dans l’étape 1 (cf. §2)

• De même pour l’étape 2 (ayants-droit) :

Vous devez rechercher les ayants-droit dans la base de données de la Sacem.

Si le 4 dernier chiffres du n° de téléphone et le code postal de l’ayant-droit coïncident avec ceux que vous avez, vous validez, si une de ces infos est différente vous pouvez valider et ajouter celle que vous avez après.

En revanche si les deux sont différents de ceux qu’a la Sacem, méfiez-vous, c’est peut-être un homonyme, l’ayant-droit n’a peut-être pas mis ses infos à jour auprès de la Sacem… ou tout simplement l’ayant-droit n’est peut-être pas (encore) membre de la Sacem.

Dans le doute, vous pouvez créer cet ayant-droit en cliquant sur « Pas de créateur trouvé »

NB : Si un ayant-droit (ou plusieurs) n’est pas encore membre de la Sacem ou membre d’une société étrangère, il pourra néanmoins signer le dépôt

• À l’étape suivante (l’étape 3), vous devez fournir les % du partage des droits d’auteur ou plus précisément les clés Phono, telles qu’elles ont été définies entre les ayants-droit :

Valider en cliquant sur « Visualiser le partage » avec lequel vous pourrez visualiser les clés DEP et DR, statutaires à la Sacem, qu’elle calculera.

• Vérifier le récapitulatif du dépôt puis valider

À la fin de la procédure, vous signerez ce dépôt et la Sacem enverra par mail un récépissé à l’AD ayant fait le dépôt ainsi qu’un mail et/ou sms les invitant à signer le dépôt à leur tour en cliquant sur un lien.

5. Les délais pour signer le dépôt :

Les signataires ont un premier délai de 10 jours, après le dépôt de l’œuvre par le déclarant, pour le signer.

Si tous les signataires n’ont pas signé à l’approche de ce premier délai, le déclarant est notifié par la Sacem et peut le prolonger de 10 jours supplémentaires, deux fois de suite.

Pour cela il faut retourner sur son espace membre Sacem, cliquer sur « Consultez mes œuvres » dans votre tableau de bord, puis sur « Superviser mes déclarations »

Si l’œuvre n’est toujours pas signé par tous les signataires au bout de 30 jours, le dépôt est finalement abandonné ; un nouveau dépôt est alors nécessaire.

Mais cela pourrait évoluer très prochainement : La Sacem devrait accepter les dépôts partiels (i.e. sans toutes les signatures) ; elle répartirait ainsi les parts de ayants-droits qui auraient signé et mettrait en compte d’attente les parts de ceux qui n’auraient pas encore signé.

(Sources : sacem.fr)

[1] Sociétés proposant la signature électronique acceptées par la Sacem à ce jour : YouSign, Certeurope (ou Oodrive, Docapost, LuxTrust, UniverSign, DocuSign, Adobe Sign et HelloSign.

Plus d’infos sur ce sujet, voir : https://createurs-editeurs.sacem.fr/brochures-documents/depot-papier-des-bulletins-de-declaration-signes-electroniquement